Revenons brièvement à quelques notions de base de gestion de
projet car un chef de projet doit comprendre ce qu’est un projet et
quelles en sont les composantes. Pour cela, repartons de la définition d’un projet.
Définition usuelle d’un projet
Projet : Ensemble d’actions à réaliser pour satisfaire un objectif défini, dans le cadre d’une mission précise, et pour la réalisation desquelles on a identifié non seulement un début mais aussi une fin .
La notion de satisfaction d’un besoin apparaît ici. Plus généralement,
un projet met en place une solution répondant à un besoin.
Une notion supplémentaire doit être intégrée pour bien
comprendre la suite. Le projet est éphémère : l’équipe projet
disparaît avec la fin du projet. La solution n’est alors plus portée
par cette équipe mais par la structure. Par structure, il faut
entendre un service, un département ou l’entreprise dans son
ensemble. La structure, à l’inverse d’une équipe projet, est
pérenne.
Nous avons alors un ensemble de 4 composantes définissant un
projet :
✔ La structure : Elle est soumise à des contraintes internes et
externes la poussant à évoluer pour rester en phase avec son
environnement. Cela se traduit par l’émergence d’un besoin.
✔ Le besoin : Il correspond à la volonté de la structure
d’améliorer par exemple une capacité de production ou un
processus interne.
✔ L’équipe projet : Souvent assimilée un peu vite au projet dans
son ensemble alors qu’elle n’en est qu’une composante,
l’équipe projet est l’outil de production du projet.
✔ La solution : La solution répond au besoin et permet donc à la
structure de s’améliorer. C’est ce qui reste au terme du projet.
Aucune de ces composantes n’a d’intérêt sans les trois autres. Un
projet sans besoin est parfaitement inutile. Un projet sans solution
n’apporte rien de neuf et est donc tout aussi inutile. L’absence
d’équipe projet signifie que l’amélioration ne se fera pas sous la
forme d’un projet mais au fil du temps dans le cadre du fonctionnement de routine de la structure (ce qui est tout à fait légitime, le passage en mode projet n’est pas le seul moyen d’évoluer mais est par contre sans doute le plus rapide et le plus à même de gérer la complexité croissante des structures). Enfin, un projet sans structure n’existe pas car aucun moyen financier ou humain n’existe alors et le projet reste une simple idée.
Ces quatre composantes s’inscrivent dans une logique chronologique.
La structure génère un besoin débouchant dans certains cas
sur la constitution d’une équipe projet chargée de préciser le
besoin, de définir et mettre en oeuvre la solution. Celle-ci aura un
impact sur la structure car elle va en modifier le fonctionnement
pour répondre au besoin à l’origine du projet. Cette modification
peut avoir des effets secondaires se traduisant par l’apparition de
nouveaux besoins au sein de la structure, eux aussi potentiellement
traités sous forme projet et ainsi de suite.
Tous les projets ne génèrent pas d’autres projets mais ils placent la structure dans une dynamique d’évolution favorable à l’émergence de nouveaux besoins.
